هل معظم اجتماعاتنا مضيعة للوقت؟ وما الذي يعالج ازدحام الاجتماعات فعليًا؟

هل معظم اجتماعاتنا مضيعة للوقت؟ وما الذي يعالج ازدحام الاجتماعات فعليًا؟

الجداول ممتلئة، والتركيز يتراجع. لكن السؤال الحقيقي ليس: هل لدينا اجتماعات كثيرة؟ فالإجابة غالبًا نعم. السؤال الأهم هو: هل يكمن الحل في اجتهادات فردية متفرقة، أم في تغيير الطريقة التي تجعل الاجتماع هو الخيار الافتراضي داخل الجهة؟

هذه الصفحة موجهة للقادة الذين يقررون ما إذا كانوا سيقلصون الاجتماعات بشكل محدود، أم سيغيرون الخيار الافتراضي الذي يجعلها تتكاثر من الأساس.

أربع نتائج من مكتبتنا البحثية ترسم ملامح القرار:

معظم الاجتماعات تحدث بدافع العادة، لا بدافع الحاجة. يوضح بحث حول كيفية جعل الاجتماعات أكثر فائدة وإنتاجية أننا كثيرًا ما ندعو إلى الاجتماعات كرد فعل تلقائي، دون أن نسأل أولًا: هل الاجتماع هو الأداة المناسبة لهذه المهمة؟ والحلول الأساسية واضحة: جدول أعمال محدد، وأدوار واضحة يعرف من خلالها الحاضرون سبب وجودهم، واجتماعات أقل وأقصر وأكثر تركيزًا على حل المشكلات.

ازدحام الاجتماعات يمس رفاه الموظفين، وليس الإنتاجية فقط. تربط أبحاث حول أثر الاجتماعات على رفاه الموظفين بين كثرة الاجتماعات والاحتراق الوظيفي ونية ترك العمل، إذ تؤدي المقاطعات المستمرة إلى تفتيت أفضل ساعات اليوم المخصصة للعمل العميق والتركيز.

الاجتماعات المنتجة تقوم على الأمان النفسي والشمولية. توضح استراتيجيات مدعومة بالأدلة لمساعدة الفرق على العمل بذكاء أكبر أن قرارات الفرق الفعالة تنبع من الأمان النفسي والشمولية الحقيقية، حين يشارك أعضاء الفريق بالقدر المناسب، ويفكرون باستقلالية.

ليس كل نقاش يحتاج إلى اجتماع مباشر. يبيّن العمل حول «جسور الاجتماعات» أن كثيرًا من قيمة الاجتماع يمكن حفظها من خلال ملخص واضح، وتسجيل متاح، وخطوات متابعة محددة؛ بحيث تصل المعلومة، ويستمر التعاون، دون أن يصبح جمع الجميع في الوقت نفسه هو الخيار الأول دائمًا.

وجهة النظر المؤيدة للاجتماعات: الاجتماعات جزء من العمل نفسه؛ ففيها يحدث التوافق، وتُبنى الثقافة، ويتحقق التعاون. وتقليصها بشكل مبالغ فيه قد يخلق عزلة بين الفرق ويبطئ القرارات.

وجهة النظر المنتقدة: ليست المشكلة في وجود الاجتماعات، بل في تحوّلها إلى الخيار الأسهل لكل موضوع. أحيانًا يُدعى عدد كبير من الأشخاص لمجرد الاطلاع أو البقاء في الصورة، بينما كان يمكن توضيح المطلوب، وتحديد القرار، ومتابعة التنفيذ دون اجتماع. لذلك، قبل إرسال الدعوة، يجب أن يكون السؤال بسيطًا: ما الذي لا يمكن إنجازه إلا بهذا الاجتماع؟

الخلاصة: المشكلة ليست في الاجتماع نفسه، بل في أن يصبح الحل الأول لكل موضوع. الجهات عالية الثقة تعرف متى تجمع الناس للنقاش، ومتى تترك العمل يمضي بوضوح دون اجتماع.

• How to make meetings worthwhile and productive (Pérez Latre) — The Conversation (CC BY-ND)
• Two proven strategies to help teams work smarter — The Conversation (CC BY-ND)
• Why meetings can harm employee well-being — The Conversation (CC BY-ND)
• Meeting Bridges: from synchronous meetings to asynchronous collaboration — arXiv (CC BY-SA)